Wieviel Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie in Meetings? Ich wette eine ganze Menge. Und mal ganz ehrlich, wieviele der Termine sind entweder Zeitverschwendung oder könnten zumindest wesentlich strukturierter und effektiver gestaltet sein?

Laut einer Umfrage sind 61% der Befragten der Meinung, Meetings seien unproduktiv oder sogar umsonst. Und 71% sehen Optimierungspotenzial in der Vorbereitung von Meetings, weitere 51% sehen das größte Potenzial in der Optimierung von Informations- und Kommunikationsprozessen. Ein ziemlich vernichtendes Urteil über etwas mit dem wir einen Großteil unserer Zeit verbringen!

Ich habe schon sehr viele Meetings miterlebt und muss sagen, leider sieht nur allzu häufig der Alltag unserer Termine so aus:

• Den Teilnehmern ist nicht genau bekannt, welche Themen in welcher Tiefe besprochen werden sollen. Und wenn eine Agenda aufgelegt wird, ist oftmals trotzdem das Ziel des Termins nicht klar.
• Zu selten halten sich die Referenten an Redezeiten und zu selten wird bei Überschreitung eingegriffen.
• Jeder macht sich seine eigenen Notizen und doch kommt kein gemeinsam getragenes Protokoll zustande (oder erst nach zig Tagen oder manchmal auch Wochen und etlichen Änderungssschleifen). Und dabei werden Dateien in verschiedenen Versionen und Formaten hin- und hergeschickt und selten zentral und für alle Beteiligten zugänglich abgelegt.
• So richtig wissen Viele nicht, welche Aufgaben sie mitgenommen haben und bis wann diese fertig sein müssen. Und wenn doch, werden die Aufgaben auch gerne mal vergessen. Wer kennt das nicht...

Als ich dann noch Sätze wie „Was wollen wir denn heute besprechen?“ oder „wieviel Zeit habe ich denn eigentlich für den Punkt?“ oder „das wurde doch alles schon mal entschieden“ gehört habe, war klar: Das muss besser gehen!

Kostenfaktor

Haben Sie schon mal ausgerechnet wie viel eine Besprechung ungefähr kostet? Bei einem Stundenlohn von 50 € ergibt das bei 10 Personen und 2 Stunden schon 1000 € für ein einziges Meeting! Hinzu kommen eventuell noch Kosten für Catering, Technik etc. Schon allein aus wirtschaftlichen Gründen sollten Termine so effizient wie möglich gestaltet werden.

Die Lösung

Es gibt zahlreiche Tools zur Verwaltung und Organisation von Projekten, zur Abstimmung eines geeigneten Termins etc. Allerdings wenig bis keine Unterstützung für die effiziente Vorbereitung und Durchführung von Terminen. Daher wurde Meetingly als neues Meeting-Tool mit folgender Zielstellung entwickelt:

Mit folgenden Features wurde Meetingly dann zu einem Tool, das das Planen, Durchführen und Nachbereiten von Terminen bestmöglich unterstützt:

• vordesignte Agenden mit visuellen und akustischen Signalen für Redezeiten
• Frühzeitige Einbeziehung der Teilnehmer durch Vorschläge von Agendathemen und der Formulierung von Protokoll-Notizen
• Hinweise vor dem Termin für Ihre Agendaplanung, wie z.B. "Vortragende sind noch nicht zum Termin eingeladen." oder "Die geplante Zeit ist um 30 Minuten überschritten."
• Einfaches Finden von wichtigen Informationen für alle Teilnehmer an einem zentralen Ort
• automatische Erinnerungen an Aufträge

Durch die zentrale Ablage aller Informationen und der terminübergreifenden Suche von Notizen mit Hilfe von Schlagwörtern entfällt zudem eine umständliche Suche nach Protokolleinträgen. Trotzdem haben Sie die Möglichkeit einzelne Notizen einfach per Email zu versenden. Und sollte ein Teilnehmer einen Auftrag als erledigt kennzeichnen, ist die Änderung sofort für andere Teilnehmer sichtbar. Ein ständiges Hin- und Herschicken von Protokollversionen entfällt damit und spart Ihnen die Suche nach der aktuellsten Version.

Sparen Sie ab sofort Zeit und Geld und starten Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Meetings!